Người Nhật đánh giá rất cao thị trường Việt Nam và luôn sẵn sàng hợp tác khi có cơ hội tốt. Nhưng đa phần người Việt làm ăn với người Nhật lại thất bại. Nếu muốn có kết quả tốt khi làm ăn với người Nhật cần chú ý các điểm sau đây:
1. Trả lời tất cả email, tin nhắn
Đối với người Nhật, dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ nhưng khi một khi đã gửi email cho họ thì nhất định họ sẽ trả lời lại, dù email đó chỉ là một việc nhỏ.
Trong trường hợp email đó không thể trả lời được hay không thể đáp ứng được yêu cầu của người gửi, họ sẽ tìm cách gửi lời xác nhận là đã nhận và đọc nó.
Ở Việt Nam thì ngược lại. Chỉ có những email quan trọng mới được trả lời, thậm chí còn quên trả lời.
Cho nên nếu bạn muốn tương tác tốt với người Nhật, doanh nghiệp Nhật thì trước hết cần tập dần thói quen trả lời email hay tin nhắn, dù nội dung trong đó đề cập đến một việc nhỏ hay không quan trọng gì.
Trong trường hợp không trả lời được thì cần phải xác nhận là đã nhận được email.
2. Chào, hỏi thành thật
Không những thế, người Nhật rất quan trọng việc “dạ", "thưa” hay nói cách khác là việc chào hỏi người đối diện, trong bất cứ trường hợp nào.
Vì vậy, muốn hợp tác làm ăn với người Nhật, bạn cần tập cho mình thói quen biết chào, hỏi với thái độ thật chân thành. Họ sẽ đánh giá rất cao bạn.
3. Luôn giữ lời hứa
Đặc điểm nổi bật khi làm việc với các nhà kinh doanh người Nhật là phải giữ chữ tín, giữ lời hứa dù là những việc nhỏ nhất.
Người Nhật rất coi trọng ấn tượng trong buổi gặp mặt hay đợt giao dịch đầu tiên. Điều này có nghĩa khi bạn không thực hiện được lời hứa với họ, đầu tiên phải xin lỗi, cho dù vì bất kỳ lý do gì. Việc giải thích lý do phải được thực hiện hết sức khéo léo sau đó và vào những thời điểm phù hợp.
Nếu muốn quảng bá một sản phẩm tới người tiêu dùng tại đây thì doanh nghiệp Việt nên quảng cáo bằng video bởi người Nhật rất thích câu “trăm nghe không bằng một thấy”.
Người Nhật thường đánh giá một con người hay một doanh nghiệp qua lời hứa của họ.
Trong 1 cuộc hẹn nếu không giữ lời hứa được thì cần phải liên lạc trước cho đối phương biết. Khi làm việc với khách hàng người Nhật, cần chủ động lựa chọn phương tiện hợp lý và thời gian để tránh bị muộn vì lý do tắc đường.
Trong khi đó, người Việt thường đến trễ so với giờ hẹn và không báo trước. Hẹn đúng giờ sẽ không thấy mặt mà 10 phút sau thông báo là tôi đang tới. Sau 20 phút cũng nói là tôi gần tới. Sau 30 phút lại nói là tôi có khả năng không đến được. Và hơn 1 tiếng sau là thông báo tôi không thể được.
Nếu không thể đến được cuộc hẹn, bạn cần phải báo trước 20 phút, thậm chí 30 phút để đối tác Nhật được biết.
4. Thời gian làm việc là để làm việc
Trong thời gian làm việc, người Nhật thường không liên lạc với gia đình, bạn bè mà chỉ tập trung cho công việc. Nếu có nói chuyện thì câu chuyện đó cũng chỉ xoay quanh về... vấn đề công việc.
Vì thế, nếu muốn hợp tác thành công thì người Việt cần tập thói quen làm việc thật nghiêm túc. Trong thời gian làm việc chỉ nên tập trung cho công việc.
5. Truyền miệng và quảng bá bằng video
Vì các doanh nghiệp Nhật Bản đa phần chỉ biết tiếng Nhật nên họ rất hạn chế trong việc cập nhật thông tin. Để tìm hiểu và đánh giá một đối tác, phương pháp nhanh nhất mà họ chọn là truyền miệng.
Chỉ cần một đối tác Việt được người Nhật đánh giá tốt thì tự nhiên các người khác sẽ tự tìm đến để hợp tác. Ngược lại, nếu sản phẩm không được đánh giá tốt thì các doanh nghiệp còn lại trong lĩnh vực đó sẽ tự động rút lui và từ chối hợp tác.
Không những vậy, Chính quyền Nhật chỉ cho phép giảng dạy một ngôn ngữ duy nhất trong các trường học là tiếng Nhật nên việc nói tiếng Anh của người Nhật rất hạn chế. Vì vậy, trước khi đàm phán, người Việt cần chuẩn bị sẵn người biết tiếng Nhật để dễ dàng giao dịch hơn.
Nếu muốn quảng bá một sản phẩm tới người tiêu dùng tại Nhật thì doanh nghiệp Việt nên quảng cáo bằng video, bởi người Nhật rất thích câu “trăm nghe không bằng một thấy”.
6. Tận dụng danh thiếp
Nhật Bản là một trong những nước hay sử dụng danh thiếp nhất thế giới. Việc không có danh thiếp sẽ không để lại ấn tượng tốt với khách hàng.
Khi nhận danh thiếp cần nhận bằng hai tay rồi đọc những thông tin được in trên đó thật cẩn thận. Người kinh doanh không được cất danh thiếp vào túi mà cần bỏ vào một chiếc hộp thật cẩn thận để sử dụng nó.
Đây được coi như là phần quyết định đến việc thành bại của buổi giao dịch.
Với những bí quyết trên do chính người Nhật chia sẻ, chúc các bạn thành công khi hợp tác làm ăn với người Nhật!
Phan Diệu
* Ghi lại theo lời chia sẻ của ông Jun Takagi - nhà sáng lập tập đoàn Ubiquitous và dự án Japan Circle tại hội thảo Japan Circle CEO Caravan, tổ chức tại TP.HCM ngày 23.3.
Theo Một Thế Giới